Mantenimiento de sistemas informáticos: ¿cómo hacerlo en tu empresa?
Hoy día la informática desempeña un papel central en cualquier empresa. La mayoría de los empleados cuenta con un ordenador y puede que también un dispositivo móvil. Más todavía ahora con el teletrabajo, cuando muchos empleados trabajan con sus portátiles desde casa, y necesitan poder trabajar de manera segura. ¿Cómo gestionar entonces el mantenimiento de sistemas informáticos?
Cuantos más puestos de trabajo hay en tu empresa, más compleja se vuelve la informática. Hay más problemas informáticos, con ordenadores y programas que no funcionan, y que requieren mantenimiento. Si los empleados no tienen conocimientos avanzados en informática, lo normal es que surjan muchas dudas y a veces puedas entrar en pánico por lo que crees que podría ser un virus o algo anormal que podría afectar a tus sistemas informáticos.
En este post queremos que sepas cómo gestionar el mantenimiento de sistemas informáticos en tu empresa, ya que hay varias formas de hacerlo y no todas son adecuadas para todo tipo de empresas.
Formas de gestionar la informática en tu negocio
Lo más habitual en una PYME es que tengas uno o más ordenadores en tu establecimiento u oficina. Si se trata de un negocio de servicios orientado al conocimiento, el número de ordenadores que tengas será probablemente equivalente al número de empleados. Si se trata de un comercio, al menos tendrás un ordenador para el TPV y otro para la gestión interna de la empresa o backoffice.
En cualquiera de los casos, hay distintas formas de gestionar la informática en una empresa.
1. Tienes un Departamento de Sistemas
Esto es más habitual en empresas de tamaño mediano o grande. Hay un Departamento con múltiples empleados destinados a tareas de mantenimiento de sistemas. Este área de IT es responsable tanto de la seguridad de la informática como del mantenimiento del hardware. Cumple funciones también de consultoría, al solventar las incidencias y dudas que puedan surgir de los empleados.
2. Has contratado un servicio de mantenimiento informático
Otra de las posibilidades es que contrates un servicio de mantenimiento de sistemas en tu empresa. Se trata de una opción outsourcing o externalizada, donde tu empresa no tiene que hacerse cargo de la gestión de todo un departamento IT, por lo que los costes son menores y cuentas con profesionales cualificados que se ocupan de todo.
Ésta es la opción del servicio de mantenimiento informático para empresas de Gadae, donde ofrecemos diferentes niveles de servicio de mantenimiento de ordenadores en Madrid según las necesidades de tu empresa.
3. Tienes un único empleado destinado a mantenimiento de sistemas
Éste es el caso de muchas pymes que empiezan a crecer, y se dan cuenta de que tienen necesidades informáticas. Estas empresas no disponen de mucho presupuesto para dedicarlo a tareas de mantenimiento, por lo que contratan únicamente a un profesional, que se ocupa prácticamente de todo: seguridad informática, tareas de mantenimiento de sistemas operativos, actualizaciones de programas, limpieza de virus, etc.
Esta forma de gestionar la informática en tu negocio plantea muchos problemas. Lo normal es que esta persona se sienta desbordada y no pueda ocuparse de todo. Esto daría muchas dificultades en tu empresa, ya que muchas tareas de mantenimiento quedan por hacer. Normalmente cuando hay una sola persona, suele haber más incidencias y existe un cuello de botella importante que requiere solicitar de ayuda externa.
4. No hay nadie que gestione la informática de tu negocio
Éste es el caso más grave, y es cuando ninguna persona en tu empresa se ocupa del mantenimiento de sistemas informáticos. Dejas que los ordenadores cumplan con su función, y solamente cuando se produce una avería, acudes a un servicio de mantenimiento correctivo, en el que te resuelvan la avería.
El mayor problema de esta estrategia es que puede acabar aumentando demasiado tus costes. Cuando nadie se ocupa del mantenimiento, se producen más incidencias. Y cuanto mayores son las incidencias, mayor es el tiempo que requiere resolverlas y también el coste suele ser más elevado.
5. Los empleados se ocupan del mantenimiento de sistemas
Éste es otro de los casos que se da en algunas empresas. Y es que son los propios empleados los que se ocupan del mantenimiento de sus propios ordenadores. Normalmente esta estrategia la siguen empresas que trabajan solamente en local, y no tienen demasiado interés y esfuerzo en ocuparse del mantenimiento de la informática.
¿Cuál es el resultado? Los empleados en ocasiones dedican más tiempo del que quisieran a tareas de mantenimiento. Al final es el propio gerente de la pyme el que acaba intentando resolver el problema cuando sus empleados no saben cómo hacerlo, o como es lógico, no se sienten seguros para tomar medidas en un ordenador que no les pertenece. Existe un cierto miedo a provocar un problema y que el gerente les responsabilice de ello, por lo que prefieren no tocar nada.
Esto al final lo que provoca es que nadie se ocupe del mantenimiento de sistemas informáticos en tu negocio. Lo ideal sería evolucionar hacia una red empresarial, bien sea trabajando con herramientas en la nube, o con una red interna con un servidor propio y una monitorización de la seguridad en los ordenadores.
Con la ayuda de Gadae Netweb puedes mejorar el mantenimiento de sistemas en tu negocio, siempre que no dispongas de tiempo, personal y capacidad para ocuparte del mantenimiento de tus equipos informáticos y servidores.