Cómo mejorar el trabajo colaborativo en tu empresa
Una realidad que viven muchas empresas es la necesidad de fomentar el trabajo colaborativo en su organización. Muchas veces no se cuentan con las herramientas y soluciones informáticas necesarias para poder facilitar este proceso. El resultado es que en muchas empresas los departamentos trabajan de forma aislada, sin compartir datos y sin que haya una estrategia que permita el trabajo en equipo.
Veamos algunas formas en las que la informática y el mantenimiento de ordenadores pueden ayudar a mejorar el trabajo colaborativo en tu empresa. Ten en cuenta que esto puede ser clave para aumentar tu productividad y evitar errores en numerosos procesos.
Formas de mejorar el trabajo colaborativo en tu negocio
Hay varios aspectos que necesitas tener en cuenta si quieres mejorar el trabajo colaborativo en tu empresa.
1. Centraliza los datos
En lugar de que los datos estén desperdigados en múltiples ordenadores, necesitas que la información esté centralizada en un servidor, o bien en la nube. Muchas empresas tienen un servidor al que luego los ordenadores de cada empleado se conectan. De esta forma, puedes tener el control sobre la seguridad, los programas y los datos que almacenas en tu unidad de servidor, que tendrá siempre los datos actualizados.
Es mucho mejor trabajar así que tener que compartir información de unos ordenadores a otros continuamente, enviando emails, pasando la información en USB o creando una red interna de área local, donde aunque puedes compartir archivos, no podrás tener un control exhaustivo de la actividad que realizas.
2. Crea copias de seguridad automáticas
Muchas empresas que cuentan con múltiples ordenadores y múltiples puestos de trabajo no crean copias de seguridad. O tienen las copias de seguridad de sus datos almacenadas en distintos ordenadores. Todo esto complica el proceso de restauración, ya que en caso de que haya cualquier brecha de seguridad, debes ir restaurando las copias en cada uno de los ordenadores.
Es mejor centralizar los procesos para que puedas automatizar las copias de seguridad de los datos en tu servidor, y que los empleados puedan trabajar desde sus ordenadores o portátiles, teniendo la seguridad de que toda la información que guarden tendrá ya su copia de seguridad.
3. Fomenta la comunicación interna
Para conseguir que tus empleados compartan información, la comunicación interna es muy importante. Pero no se trata de implementar procesos lentos, en los que los empleados tengan que enviar manualmente información a otros empleados. De lo que se trata es de que cada empleado cuente con herramientas para compartir información y comunicarse, sin necesidad de crear reuniones, llamadas y envío de emails a todas horas.
Muchos de estos problemas se resuelven con la instalación de programas que ayuden a facilitar la comunicación interna. Herramientas como ERP y CRM que permitan a los empleados poder acceder a la información en el momento que quieran, con los permisos de seguridad adecuados.
4. Facilita el trabajo a distancia
Es un hecho que muchos de tus empleados trabajarán a distancia, con ordenadores portátiles y dispositivos móviles. En esta línea, sería de gran ayuda que puedas implementar sistemas que permitan a los empleados trabajar a distancia y hacerlo de manera eficaz.
Implementa soluciones que por ejemplo permitan realizar el registro de las horas trabajadas de forma online. Consigue que tus empleados puedan acceder desde sus portátiles usando una VPN o accediendo a un escritorio virtual en remoto para que puedan trabajar igual que si estuvieran en la oficina. Todo esto facilita que tus profesionales se puedan coordinar mejor y que puedas lograr mejores resultados.
5. Digitaliza tu negocio y di adiós al papel
Muchas de las razones por las que el trabajo colaborativo no funciona como es debido es que los empleados dedican demasiado tiempo a examinar documentos en papel. Los documentos en papel requieren un examen manual, no aportan en estos momentos un gran valor a la empresa. Las empresas necesitan poder procesar sus datos de manera rápida, y el papel no lo permite. La digitalización es un paso imprescindible que están llevando a cabo muchas empresas.
Transforma la informática de tu negocio
Si quieres facilitar el trabajo colaborativo en tu empresa, es imprescindible transformar los procesos. Pero para cambiar los procesos necesitas implementar cambios en el modo de gestionar la informática y tus recursos disponibles. No es posible seguir utilizando las herramientas informáticas como hasta ahora si quieres dar el paso a una digitalización que facilite el trabajo colaborativo en tu empresa.
Si quieres avanzar hacia una mayor colaboración entre empleados, necesitas contar con profesionales de la informática que te ayuden en este tipo de tareas: instalación y mantenimiento de servidores, implementación de medidas de seguridad, instalación de programas y digitalización.
En Gadae somos tu empresa de informática en Madrid y te ayudamos a que puedas mejorar el trabajo colaborativo con servicios informáticos que te aportan valor. Contacta ahora con nosotros.