6 tips de productividad en la oficina
La productividad en la oficina es uno de los retos de todo empleado. Para cumplir con un rendimiento aceptable, es preciso seguir algunos tips de productividad que nos ayuden a evitar las distracciones y trabajar a pleno rendimiento.
Como empresario o gerente de una PYME, a ti también te interesa que tu oficina esté orientada a la productividad. En este sentido, es esencial llevar una buena gestión del mantenimiento de los equipos informáticos. Esto ayudará a que los empleados puedan trabajar más rápido y con menos problemas relacionados con el hardware y software.
Tips de productividad en la oficina que debes tener en cuenta
Hay varios aspectos que es esencial controlar para aumentar la productividad en la oficina.
1. Los equipos informáticos deben funcionar rápidamente
No hay nada que destruya más la productividad de un empleado que equipos informáticos lentos. Si no cuidas el rendimiento de tus ordenadores, el rendimiento de tus trabajadores se verá también afectado.
Debes lograr que tus equipos sean eficientes y los empleados puedan navegar por Internet y utilizar programas eficazmente. Si tienes problemas con la velocidad de tus ordenadores, podemos ayudarte.
2. Organiza tu espacio de trabajo
Las oficinas donde hay una gran cantidad de cables, periféricos, carpetas y documentos por medio resultan poco motivadoras. Para tener una buena productividad, es preciso asegurar el orden a nuestro alrededor.
Esto no sólo nos permitirá encontrar antes lo que necesitamos. También podremos trabajar de mejor humor. Ten en cuenta, por ejemplo, que si tiendes a imprimir muchos documentos en papel, el desorden en tu oficina puede ser mayor. Trata de trabajar con documentos digitales y no imprimir si no es absolutamente necesario.
3. Evita las distracciones
A la hora de conectarnos a un ordenador con Internet, las distracciones pueden ser enormes. Redes sociales, mensajes de Whatsapp, e-mails… Los seres humanos no somos multitarea, por lo que lo ideal es que te concentraras cada vez en una única cosa.
Trata de organizar tu tiempo por tareas y no perder el tiempo en distracciones que puedan afectar a tu rendimiento.
4. Utiliza el software adecuado
Gran parte de la falta de productividad se debe a que los empleados tienen que hacer muchas veces tareas mecánicas y repetitivas. En ocasiones, estas tareas las puede llevar a cabo un software de manera automatizada, por lo que deberías plantearte las soluciones de software que estás utilizando.
Por ejemplo, la gestión de las transacciones se puede gestionar mejor si utilizas un ERP con TPV. Muchas tareas que se hacen habitualmente con Excel o Access también podrían orbitar hacia soluciones de software hechas con este objetivo.
5. Dispón de un servicio de soporte informático
¿Cuántas veces los empleados están estancados, porque no encuentran la solución a un problema informático? El sonido no funciona, la cámara no graba, no conecta a Internet… Todo esto reduce la posibilidad de tu negocio de avanzar. Es mucho mejor contar con un servicio de soporte informático al que puedas acudir.
Si entra un virus informático, necesitas poder resolver el problema lo antes posible. Si habitualmente tienes que imprimir documentos y la impresora se encuentra sólo instalada en otro ordenador y no está en red, a lo mejor tienes empleados esperando para poder avanzar.
Haz que tu oficina esté bien organizada para trabajar de manera productiva. De otra forma, las posibilidades de perder productividad en pequeños y grandes problemas informáticos puede ser enorme.
6. Centraliza los datos
Uno de los grandes problemas que tienen las oficinas en ocasiones es la falta de centralización de datos. Los empleados tienen que compartir información por e-mail, lo que complica el trabajo administrativo.
Si tienes que conectarte a un software que está instalado en la empresa, tienes que esperar a llegar a la oficina para poder consultarlo.
Intenta solucionar este problema para que tu negocio pueda ser más eficiente. Si instalas una VPN o cuentas con un servidor central con los datos de tu empresa centralizados, no tendrás que tener la información repartida en múltiples ordenadores.
Somos el servicio informático que te ayuda a mejorar tu productividad en la oficina
No tienes por qué tener la obligación de conocerlo todo. Ni de disponer de tiempo para todo.
Por eso, si en tu empresa os sentís a menudo agobiados por el uso de la tecnología, contar con un servicio de mantenimiento de ordenadores os ayudaría a poder estar más centrados en vuestro negocio.
Para mejorar la productividad en la oficina, necesitas que tu principal herramienta de trabajo (el ordenador) funcione, sea rápido y seguro.
Sin estas 3 cosas, estás perdiendo gran parte del tiempo.
En Gadae te ofrecemos un servicio de mantenimiento informático que te ayuda a poder trabajar mejor. Optimiza la productividad de tus empleados empezando por que dispongan de las herramientas informáticas adecuadas.
Si necesitas recibir nuestro asesoramiento informático, te invitamos a ponerte en contacto ahora con nosotros.