Plan de contingencia informático + mantenimiento preventivo: fórmula para solucionar problemas antes de que ocurran
La mayoría de empresarios que conozco no tienen tiempo de ocuparse de los temas informáticos de la empresa. Todo parece funcionar perfectamente bien hasta que un día desgraciadamente ocurre: Los ordenadores no se encienden, se me ha metido un virus y los archivos se han borrado y mi negocio empieza a perder dinero por un tubo cada hora que pasa.
Nos tiramos de los pelos y lo primero que nos viene a la cabeza es llamar a un amigo informático: «O sea, que yo me gasto un montón de dinero en informática, ¿y ahora me pasa esto?». Puede que incluso lleguemos más lejos y nos planteemos comprar un nuevo ordenador. En estos casos pueden pasar varias cosas:
1. Puedes perder un montón de dinero en servicios informáticos.
2. Que tus clientes se queden esperando porque los ordenadores no funcionan y no tienes equipos de sustitución.
3. Que tu empresa pierda productividad y operatividad por estar trabajando en pésimas condiciones.
4. Que pierdas el historial de trabajos de tu empresa porque no trabajas con un backup.
En resumen: pierdes dinero. Y las empresas informáticas se aprovechan de ti. Yo voy a ser honesto contigo y a decirte algo que no siempre te cuentan:«Gran parte de los problemas informáticos no se producirían de llevar a cabo un buen mantenimiento preventivo y un buen plan de contingencia».
¿Qué es un plan de contingencia informática?
Un plan de contingencia informática es el protocolo que te permitirá analizar, planificar y actuar ante los posibles problemas informáticos para prevenir un accidente que deje a tu empresa en mal lugar y te haga perder un mes entero de facturación, o algo peor.
Para trabajar con las nuevas tecnologías es necesario no dejarse engañar por supuestos expertos en informática que te hacen cosas simples a un precio desorbitado en vez de explicarte cómo se hace. Para ellos es muy fácil: cuantos más problemas informáticos tengas, más cobran.
Es decir, se olvidan del «mantenimiento preventivo» y así ganan más dinero a costa de un hecho lamentable, pero que es una realidad. En el mundo de las PYMES los conocimientos en informática son a nivel usuario, pero están expuestas a riesgos informáticos graves. Y lo que es peor: casi nunca están preparados para incidencias porque creen que nunca van a pasar.
Plan de contingencia en 4 pasos para estar preparado
Lo que yo entiendo que un informático serio debe hacer es ayudarte a que no tengas que gastar más de lo necesario para trabajar en condiciones. En definitivas cuentas: decirte la verdad desde el principio y que no te tomen el pelo.
Para esto es imprescindible seguir un plan de contingencia en 4 pasos que te permitirá resolver una gran cantidad de incidencias informáticas, reduciendo al mínimo su impacto en tu negocio. Esto es lo que un buen servicio informático debe hacer:
1. Analizar los riesgos. ¿No trabajas con seguridad online? ¿Has perdido un montón de archivos importantes porque no trabajas con backups? ¿Hay malas prácticas en el manejo de los equipos informáticos? Todo eso hay que saberlo y, si se soluciona, te permitirá prevenir problemas.
2. Definir una política de incidencias. Hay que saber el protocolo que se va a seguir cuando haya un problema informático accidental. Por ejemplo, habrá muchas cosas para las que ni siquiera hará falta que un técnico pueda desplazarse a tu empresa y podrán solucionarse por control remoto. En otras, necesitarás recuperar los archivos perdidos lo antes posible y tener un equipo de sustitución para seguir trabajando.
3. Adoptar medidas informáticas preventivas. Hablo de tareas básicas de mantenimiento informático preventivo, como limpiar una torre por dentro o arreglar los periféricos, que harán que tus equipos puedan durar más tiempo.
4. Informar a tus empleados. Que tus empleados sepan lo que tienen que hacer en caso de algún tipo de incidencia para que no se agrave el problema o intenten arreglarlo ellos solos y acabe peor de lo que está.
Con esta simple fórmula (plan de contingencia + mantenimiento preventivo) estarás preparado para enfrentarte a problemas informáticos graves que afecten al desarrollo normal de tu negocio. Más vale hacer las cosas bien desde el principio que confiar en un servicio técnico al que no le importe el bienestar general de tu empresa y te haga gastar dinero sin límite.
Espero, querido lector, que este artículo te haya sido útil. Confío en que seas de los que lo ponen en práctica y no sigas dejándolo para mañana, ya que no sabes en qué momento te verás envuelto en un problema por no hacer operaciones de mantenimiento. ¿Te ha jugado una mala pasada la informática? ¿Está tu negocio pasando momentos difíciles por culpa de la informática? Me gustaría escuchar tus comentarios.